- Doe jij vaak aan opruimwerkzaamheden, maar lukt het je daarna niet meer om de boel netjes te houden?
- Heeft u er al eens aan gedacht om een opruimcoach in te schakelen?
- Vermijd jij spontaan het uitnodigen van vrienden omdat je dan eerst moet opruimen?
- Heb je een hekel aan het zoeken naar zoekgeraakte spullen?
- Kopen ze iets nieuws waarvan ze weten dat het ergens in huis moet zijn?
- Vind je het niet leuk om ruzie te maken over de situatie thuis?
- Ben jij jaloers op de bloggers en influencers die er altijd zo perfect opgeruimd en schoon uitzien?
Als dat het geval is, is de 5S-methode precies wat je nodig hebt om orde te scheppen, of nog belangrijker: het overzichtelijk te houden. Het is niet overdreven om te zeggen dat het je leven kan veranderen.
De 5S-methode is oorspronkelijk ontwikkeld in Japan om werkomgevingen en werkplekken te organiseren. Het is de basis voor het Toyota Productiesysteem. Alle productiebedrijven wereldwijd hebben dit inmiddels geheel of gedeeltelijk ingevoerd. Ondertussen heeft 5S zich ook aanzienlijk verspreid naar administratieve activiteiten. In mijn carrière heb ik met deze methode honderden omgevingen geoptimaliseerd en laten optimaliseren en optimaliseren, binnen en buiten, groot en klein. Heel vaak waren de aanvankelijke sceptici zo overtuigd van de resultaten van een schone, georganiseerde omgeving dat zij de grootste voorstanders van de methode werden.
Deze methode komt overigens niet toevallig uit Japan, omdat er grote druk is om orde te scheppen en de bereikte orde te handhaven. Het land is dichtbevolkt en in Tokio moeten de mensen in zeer kleine ruimtes leven, er is simpelweg geen ruimte voor wanorde. Rommel is ook een verspilling van ruimte, waardoor onze activiteiten thuis worden beperkt of zelfs onmogelijk worden gemaakt.
Hoe kan de methode jou thuis helpen?
Nou ja, een werkplek verschilt helemaal niet van een appartement, denk maar aan de keuken waar iemand duidelijk bezig is met het bereiden van eten, ook al vindt hij koken eigenlijk leuk. Je wilt in ieder geval alle ingrediënten, keukenapparatuur en gereedschap bij de hand hebben, schoonmaken en daar waar ze nodig zijn, zonder dat je lang hoeft te rommelen.
Een kledingkast is ook zo’n werkplek, de activiteit is er zonder tijd te verspillen, het zoeken naar kleding die goed opgeborgen is, dat wil zeggen kreukvrij bijvoorbeeld.
Ook de badkamer moet optimaal ontworpen zijn; niemand zou er aan denken om de tandenborstel op een meter afstand van de gootsteen op te bergen of hem elke dag ergens anders neer te zetten.
Dit kan voor onbepaalde tijd worden voortgezet, maar wat betekent 5S?
1.Sorteren (Seiri)
Zoek uit. Alles wat je hier niet nodig hebt, is weg. Oude containers met vloeistoffen of spullen die niemand meer gebruikt, iets verdubbeld of verdrievoudigd omdat het ooit in de aanbieding was en nu al maanden vrijwel ongebruikt is, ruimteverspilling en stof verzamelend. Als ze het niet gebruiken, geven ze het weg, ook al was het destijds duur. Ook zijn er veel mogelijkheden om gebruikte spullen te verkopen. Ook heb ik bij een verhuizing meerdere malen spullen meegenomen die nog in de doos zaten van de laatste verhuizing. Je moet uit de gewoonte van zoiets komen.
2. Systematiseren (Seiton)
Wat werkelijk nodig is, krijgt een geselecteerde, afgebakende en gemarkeerde plaats, staand, hangend, liggend, aangesloten, wat dan ook. Ja, wees ook niet bang voor labels. Sinds ik in de koelkast heb aangegeven waar spullen thuishoren, hebben we veel minder weggegooid omdat bijvoorbeeld Een beetje yoghurt was bijvoorbeeld met succes verborgen achter een grotere container tot de houdbaarheidsdatum. Ook de dubbele en driedubbele inkoop is gestopt omdat de meelzak niet meer op het tweede of derde niveau staat, maar pas op het derde niveau. Al het zoeken is nutteloos en stopt als alles zijn plaats heeft. Ook zie je meteen of er iets ontbreekt en opnieuw gekocht moet worden. Dus als we het hebben over het creëren van een duurzame orde en het handhaven ervan, kunnen we dit punt als de kern van de methode beschouwen.
3.Reiniging (Seiso)
Echt schoonmaken hoort erbij. Het is natuurlijk het beste als er een onderhoudsvriendelijke omgeving is gecreëerd. Ik heb ooit een opruimcoach meegemaakt die voor een gezin een kofferhoek op de grond had gedefinieerd (velen hadden die). Het is absurd dat ik eraan denk om elke keer zes koffers weg te duwen om de vloer schoon te maken. Het was beter geweest om de koffers op een plank te zetten, of nog beter: ze aan de muur te hangen, want planken worden ook stoffig.
4. Standaardiseren (Seiketsu)
Dit betekent het hanteren van uniforme organisatieprincipes. Dus als ik goede ervaring heb in één hoek, kan ik bijvoorbeeld dezelfde dozen elders in het appartement gebruiken. Het hebben van een standaard hier is goed als je iets tussen verschillende ruimtes wilt verplaatsen, omdat er meer of meer in één ruimte staan is er minder ruimte nodig, dan past alles weer in elkaar.
5.Zelfdiscipline (Shitsuke)
Zelfdiscipline en constante verbetering. Discipline is nodig om orde en netheid te handhaven. Als er voor een artikel een opslagruimte is gedefinieerd, hoort deze daar altijd thuis. Tenminste totdat je er een betere plek voor vindt. Helaas zal het scheppen van orde zonder discipline niet werken, maar de voorgaande punten helpen enorm om het makkelijker te maken om jezelf hier te disciplineren.
Je kunt het stuk voor stuk aanpakken
Zoek gewoon de slechtste hoek van het huis en begin de methode uit te proberen. Een opruimcoach is vaak van mening dat bij een complexe operatie het hele appartement of huis in één keer onder handen moet worden genomen. Dit komt totaal niet overeen met de ervaring die ik heb opgedaan in honderden use cases. Integendeel, het is veel beter om op kleinere schaal te beginnen, zoals een typisch vies hoekje van het huis. Hierdoor ervaar je hoe het werkt. Stel je voor dat je een geweldige 5S-campagne hebt gehad in de keuken. Alles heeft zijn nauwkeurig gedefinieerde plaats, elk kruid staat op zijn plaats en iedereen weet precies waar het te vinden is, ook als het er niet is, omdat een lege ruimte de aandacht erop vestigt. Nu is er een nieuw kruid bijgekomen, helaas is er geen ruimte meer voor omdat het niet gepland was. Dus hebben ze het ergens neergezet. Waarschijnlijk naast de andere specerijen, bijvoorbeeld naast een bakje waarin de anderen staan. Nou ja, daar blijft het niet, na verloop van tijd zal het steeds weer van positie veranderen, naar links, naar rechts, van voren naar achteren of zelfs helemaal verdwijnen. Dan komt het ook op het dienblad terecht, maar is er geen ruimte meer voor nog een en komt het ergens anders terecht. Kortom, dit is het begin van chaos. Uiteindelijk zal niets zijn waar het bedoeld was. Ze komen tot de conclusie dat dit organisatiesysteem voor hen niet werkt en vallen terug in oude gewoonten.
Wees in het begin niet te onbuigzaam
U zult dus merken dat u bij uw nieuwe bestelschema een zekere flexibiliteit nodig heeft. Je moet ze echter ook zo inperken dat er überhaupt een bestelling kan ontstaan. Je ziet dat het een taak is die enige tact en ervaring vereist. En dat krijgen ze als ze het appartement geleidelijk reorganiseren. Maar als ze alles in één keer hadden gedaan, zouden ze een geweldig, netjes appartement hebben – maar niet voor lang. Omdat het zoveel werk in één keer was, zullen bepaalde opslag- en parkeermogelijkheden niet goed doordacht zijn. En dat eist zijn tol: de schaar staat ergens opgeborgen waar niemand hem nodig heeft. Ze blijft dus achter waar je haar vaak nodig hebt en niet waar je haar had gedefinieerd. Daar is ze nu, wie het nodig had weet dat. Het andere familielid zal haar alsnog zoeken waar ze eigenlijk thuishoort. En het begint opnieuw: "Heb je de schaar gezien? Waarom is ze hier en niet op haar plaats? 'Ik denk dat we deze situaties allemaal kennen. Doe het dus stukje bij beetje, doe ervaring op, onthoud dat een mooie bestelling niet lang standhoudt als de ergonomie niet klopt. De mens is van nature traag en geeft het vaak op om de orde te handhaven dan ver te rennen of minutenlang iets op te ruimen om iets te krijgen dat hij vaak nodig heeft. Denk aan de evenwichtsoefening tussen flexibiliteit en een noodzakelijke vernauwing daarvan. Anders zou de grote opruimactie alleen maar tijdverspilling zijn geweest.
En iets heel belangrijks dat het beste bestelsysteem (dat gaat over dingen die allemaal in huis gebruikt worden) naar mijn ervaring altijd faalt: in mijn ervaring:
Pas op voor de valstrik: deze kan storingen veroorzaken
Niet iedereen was bij de inleiding betrokken. Natuurlijk komt het idee om orde te scheppen vaak van een familielid. Iemand was bijzonder gemotiveerd en besliste zelf wat waar neergezet werd. Uw partner of kinderen hebben echter een heel ander idee van waar deze moet liggen, hangen of staan. Als ze dit alleen beslissen, voelen de anderen in het huishouden zich terecht betutteld. Ze reageren uitdagend en denken er niet eens aan om hun instructies op te volgen. Het resultaat is opnieuw chaos, met gratis argumenten. Zorg er dus voor dat iedereen in het huishouden erbij betrokken is, tenzij het om hun eigen persoonlijke spullen gaat. Denk samen na over waar iets geplaatst moet worden, hoe en waarom. Dit kan zelfs leuk zijn, doe een gewone familie 5S-workshop waarbij je een vies hoekje omtovert in een georganiseerde, schone en mooie omgeving! Vergeet na zo'n actie de beloning niet, feliciteer elkaar en eet een ijsje!
Na verloop van tijd zal iedereen zich aan het nieuwe patroon houden, omdat het van iedereen samen komt. Natuurlijk moeten er compromissen worden gevonden en niet iedereen is even tevreden. Ze maken het dan weer goed in een andere hoek.
Als het bestelsysteem er nu is, is het werk nog niet gedaan. Veranderingen zullen altijd nodig zijn, er zullen nieuwe dingen bijkomen, sommige zullen niet meer nodig zijn, of een familielid zal een idee hebben over wat en waar het beter is om het op te bergen. Neem alstublieft de tijd om dit nog eens met iedereen te bespreken. Het is de moeite waard, anders bestaat het risico van een geleidelijke terugval in chaos. Het is net een wilde vuilnisbelt: als er iets is, komen anderen hun afval toevoegen. Zoiets doen in een ongerepte, schone omgeving vergt veel meer inspanning en lef.
Uiteindelijk bespaart u veel meer tijd en moeite in uw dagelijks leven dan u in het organisatiesysteem stopt!
Als u besluit om de zaken mooi en stijlvol te organiseren, bieden wij hier specifieke oplossingen aan. Onthoud altijd: te veel opslagruimte trekt onnodige spullen aan!